Objectos de uma Base de dados

Objectos de uma Base de dados

Tabelas

É uma base geral de informação do Access ou o “armazém geral da informação”. Tudo o que criamos daqui para a frente – consultas, formulários e relatórios – terá como origem primária a informação contida nas tabelas e como tal, todos os seus objectos herdam ou reflectem as propriedades e o tipo de dados definidos nas tabelas.

Consultas

As consultas permitem filtrar a informação contida nas tabelas para apresentar o que desejamos, incluindo campos calculados a partir de campos numéricos.

Formulários

É uma outra forma de inserir informação mais agradável. São uma espécie de máscaras para as tabelas e consultas onde vão beber e descarregar a informação e, por outro lado, constituem a ficha do produto com todas as informações relativas do mesmo. Têm, ainda, outras funções e funcionalidades importantes e práticas como a inserção duma foto por produto, dum campo calculado a partir duma fórmula interna, etc.

Relatórios

Permitem formatar os nossos dados para a impressão com origem em tabelas e consultas. Os relatórios são os objectivos mais indicados para visualizarmos e imprimirmos os nossos dados depois de trabalhados, sumarizados e filtrados.

Macros

Destinam-se a automatizar tarefas informativas em face dum determinado facto ou a executar procedimentos e funcionalidades com um clique do rato que, doutro modo, obrigar-nos-ia a executar diferentes passos com a probabilidade de cometer erros ou inconsistências.

Tipos de dados

O Access aceita a definição de vários tipos de dados, que devemos escolher de acordo com a informação que será colocada dentro desse campo. Deste tipo de dados devemos escolher aqueles que melhor se adaptem á informação que queremos armazenar na base de dados. Devemos ter cuidado na escolha dos tipos de dados, pois se nos enganarmos poderemos ter problemas na introdução dos dados. De seguida, é apresentado os tipos de dados existentes no Access, bem como a sua descrição:

Texto

É um tipo de dados com um conteúdo até 255 caracteres de letras ou números.

Memo

Armazena até 64.000 caracteres do tipo texto e parágrafo alfanuméricos.

Número

É usado para dados numéricos em cálculos matemáticos ou comparações.

Data/Hora

Datas e Horas em diferentes formatos que lhe permitem ordenar e calcular datas cronologicamente. Tendo dois campos com datas, pode subtrair a data mais baixa á mais alta e obter o número de dias que decorreu entre as duas. As fracções do dia são medidas em decimais do mesmo.

Moeda – Formato “ monetário” até 15 dígitos á esquerda e 4 dígitos á direita da casa decimal para cálculos financeiros.

Numeração automática – numeração automática feita pelo Access por cada registo inserido. Para as situações em que é necessário um número automático sequencial como, por exemplo, a sequenciação do número de vendas. O valor atribuído a cada novo registo pode ser sequencial como o incremento 1 ou aleatório. Em cada tabela só pode haver um campo com este tipo de formatação.

Sim/Não

Valor booleano- verdadeiro /Falso, sim/Não, activado/ desactivado. Necessário em campos em que só pode existir uma de duas opções como, por exemplo, o campo de “Item enviado “. O Access guarda ou armazena o valor numérico [0] para falsos ou menos um [ -1] para verdadeiro.

Objecto-olé

Objecto-olé “objecto linking and embedding” serve para campos de tipo gráfico criado por outra aplicação como por exemplo, a fotografia de um produto, uma musica um vídeo, uma folha de calculo excel, um documento Word, etc. Tudo com o tamanha de até 2G.

Hiperligação

Uma hiperligação por endereço electrónicos o RRL ou HTML- isto é uma ligação automática de conteúdo da célula ao respectivo endereço a uma intranet, de um ficheiro no computador, ou de uma pagina WEB com um Clik do rato escrevendo por exemplo, http://www.Google.com na célula, poderá abrir a pagina Web de destino fazendo clik sopre este nome do campo.

Anexo

Com este tipo de dados é possível anexar imagens, ficheiro da folha de calculo, documentos, gráficos e outros tipos de ficheiros tal como se anexa ficheiros e mensagem de correio electrónico. E também possível em geral, ver e editar ficheiros anexados com o tamanho de 2G. Ao contrario do tipo Olé podemos armazenar múltiplo anexos num único registo. No entanto ,só funciona com a versão do Access 2007, não podendo ser convertido para versões anteriores.

Assistente de pesquisa

Campo que permite a criação de uma lista de valores digitado ou obtida através de uma tabela ou consulta ou ainda, através de uma caixa de combinação para usar em bases de dados lineares relacionais.

Propriedades dos campos

As propriedades dos campos são definidas nos separadores gerais e pesquisa quando estamos na vista de estrutura de uma tabela. Cada campo tem as suas próprias relacionadas com a opção da coluna do tipo de dados. Sempre que escolher uma propriedade do tipo de dado, é apresentado do lado direito um conjunto de propriedades em curso. As descrições que se seguem salientam as propriedades mais importantes do separador geral.

Tamanho do campo

A propriedade tamanho do campo permite determinar a quantidade do espaço disponível apenas nos campos com dados do tipo texto ou número. Num campo de texto esta propriedade especifica o numero máximo de caracteres que é permitido armazenar no campo. O valor pré-defenido é 50, mas este pode variar entre o 0 e 255. Num campo numérico o valor é escolhido a partir de uma lista pendente que determina o tamanho e o tipo de número que podemos armazenar de acordo com a descrição já apresentada.

Formatar

A propriedade Formatar determina a forma de apresentação dos dados no ecrã e na impressão par a números temos as propriedades gera, moeda, euro, fixo com duas casas decimais. A opção padrão possibilita duas casas decimais e separador dos milhares. Há ainda as opções percentagem e cientifica. Nos campos com dados do tipo data/Hora, pode optar por apresentar, por exemplo, a data como 30-jun-2010 ou 30-06-99 entre outros para a hora 5:30mp ou 17:30.

Casa decimais

Esta propriedade permite escolher o número de casa decimais apresentadas pelo Access num campo com dados do tipo número ou moeda. Escolha um número de casa decimais, nas listas pendente ou escolha automática que é o valor pré-defenido.

Masca de introdução ou datas

Alguns tipos de dados permite que seja definida uma mascara de introdução que ajuda a introduzir dados validos num campo. Estas apresentão caracteres marcadores de posição Que demonstram o número de cárteres que é necessário introduzira geralmente caracteres que são substituíveis pelos carates que digita. Inclui caracteres de separação para que não necessite de os escrever por exemplo um traço num código postal que impedem a digitação de cárteres incorrectos como por exemplo uma letra quando esta a introduzir um número de telefone. Para o efeito o Access fornece o assistente de mascaras de introdução para ajudar a configurar uma mascara sem que seja necessário introduzir os códigos manualmente.

Legenda

Se introduzir texto numa caixa de propriedade legenda o Access utilizara esse texto para rotular o campo.

Se deixar esta propriedade vazia, o Access rotulara o campo utilizando o nome do campo. Esta propriedade permite alguma flexibilidade em termos de espaços entre palavras ou símbolos proibidos no nome do campo.

Valor pré-defenido

Se estiver a criar uma base de dados na qual existe um campo que contem, habitualmente, o mesmo valor, poderá atribuir esse valor a esta propriedade. Desta forma, sempre que criar um novo registo na sua base de dados, o Access incluirá automaticamente o valor no campo.

Regra de validação

Expressão que determina os conteúdos admitidos por esse campo isto é, permitem eliminar o que é aceite.

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